办公用品采购档案管理辅助性服务项目（征集方案）询价公告

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办公用品采购档案管理辅助性服务项目（征集方案）询价公告 一、项目内容 （一）项目名称：办公用品采购档案管理辅助性服务项目 （二）采购单位：***深汕特别**区赤石办事处 二、采购项目需求： （一）项目概况：目前，深汕特别**区处于快速发展阶段，我单位各部门工作效能持续提升，办公用品采购需求也随之大幅增加，与此同时，上级部门对办公用品采购工作及采购档案管理的标准与规范性要求逐步提高。鉴于我单位采购部门人员不足，办公用品采购档案无专人收集、管理，容易造成采购档案缺失，为实现办公用品采购档案管理规范化，进一步提高赤石办事处办公用品采购工作的质量与效率，确保办公用品采购工作高效、规范开展，结合我单位实际情况，现拟申请通过公开询价的采购方式购买办公用品采购档案管理辅助性服务。 （二）服务内容： *.采购协助与执行跟踪 （*）熟练运用相关办公软件及政府采购系统，协助编制采购预算明细表，录入推送采购计划，准确、高效地协助甲方创建和下达采购订单。 （*）协助对采购订单执行进度进行实时跟踪，及时向甲方反馈供应商确认情况、发货状态、预计到货时间等信息，确保订单按时完成。 *.合同备案与请款协助 （*）协助审核采购合同的合规性，做好合同备案工作。 （*）协助甲方做好关于办公用品采购的请款工作，密切跟踪请款进度，迅速反馈请款状态。确保请款手续完整合规，积极配合甲方与财务部门进行沟通协调。 *.库管对接与盘点协助 （*）积极协助甲方与库管对接盘点工作，认真盘点送货单，确保送货单与库存一致。 （*）对盘点过程中发现的差异进行跟踪、反馈，提出合理的调整建议，确保账物相符。 *.采购数据管理与系统录入 （*）汇总整理各项采购的订单信息、合同、到货各种信息数据，应涵盖采购物品的详细名称、规格型号、数量、预算价格、需求日期等关键信息，建立清晰、准确的数据库。 （*）协助甲方及时、准确地将采购实施过程各环节信息录入采购系统，确保录入信息的完整性和准确性。 *.采购资料收集归档 （*）协助甲方进行办公用品采购资料的收集归档工作，确保每笔采购记录完整、准确地归档，包括内部呈批、合同、送货单、验收单、发票等，确保资料的完整性和可追溯性。 （*）对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化处理，将现有纸质档案转化为电子档案，便于长期保存和高效利用。 （三）项目服务要求： *.人员要求： （*）协助甲方有序开展办公用品采购档案管理辅助性服务工作，中标单位派驻*名驻点人员,派驻人员须有本科及以上学历。 （*）派驻人员应具备丰富的政府采购及档案管理经验和专业知识，熟悉政府采购相关条例，掌握政府采购流程。 （*）派驻人员有较强的工作能力和文字、口头表达能力，同时熟练使用word、excel、ppt等办公工具。 （*）派驻人员应保持稳定，如有人员变动，应提前通知甲方，并做好工作交接，确保服务的连续性。 （*）派驻人员严守职业道德，不得弄虚作假、徇私舞弊或滥用职权，在管理工作中应客观公正、实事求是、廉洁奉公。 *.服务时间： （*）服务时间应满足甲方的工作需求，确保在工作日内能够及时响应甲方的服务请求。 （*）对于紧急任务，供应商应能够在规定时间内提供加急服务，确保甲方的工作不受影响。 *.保密要求：签署保密协议，供应商应严格遵守保密协议，对甲方的采购档案信息和相关数据进行保密，不得泄露给任何第三方。 （四）项目商务要求： *.★服务期限 (*)自合同签订之日起*年。 (*)本项目为长期服务类项目，合同期满后，我单位可根据中标供应商履约情况确定是否续签，但整个合同的履行期限不得超过**个月，合同一年一签。 *.付款方式： （*）本项目预付款为合同价的**%，在合同签订生效后**个工作日内，乙方凭正规发票及相关请款资料提交至甲方办理请款手续。 （*）服务费按季度结算，每个季度结束后，乙方需向甲方提交服务质量考核表，经甲方管理人员对乙方的服务考核合格后，甲方在收到乙方开具正式发票**个工作日内（财政审核时间不计算在内）将上季度服务费以银行转账的方式支付给乙方。最后一个季度的服务费扣除预付款后进行结算。 （*）中标单位未按时提供单据，我单位有权延迟付款，且无须承担任何违约责任或赔偿责任。因财政预算及制度等原因产生的延误支付不属于甲方违约。 *.验收要求：按季度开展考核评价，考核评价结果作为季度付款参考依据。项目服务期到期后，将按照合同约定的服务内容对供应商的服务进行逐项验收，验收结果将作为服务费尾款支付的重要依据。 *.询价要求：响应总价必须是完成该项目的一切费用总和，包括涉及的各项服务费，以及国家规定的各项税费等一切费用。 三、供应商资格要求： *、具有独立法人资格或具有独立承担民事责任的能力的其它组织（提供营业执照或事业单位法人证等法人证明扫描件，原件备查）。 *、本项目不接受联合体投标。 *、参与本项目投标前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。 *、参与本项目政府采购活动时不存在被有关部门禁止参与政府采购活动且在有效期内的情况。 *、具备《中华人民**国政府采购法》第二十二条第一款的条件。 *、未被列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、政府采购严重违法失信行为记录名单。 注：“信用中国”、“中国政府采购网”以及“***政府采购监管网”为供应商信用信息的查询渠道。 四、采购项目需要落实的政府采购政策： 按《政府采购促进中小企业发展管理办法》（财库〔****〕**号）、《财政部 司法部关于政府采购支持监狱企业发展有关问题的通知》（财库〔****〕**号）和《三部门联合发布关于促进残疾人就业政府采购政策的通知》（财库〔****〕***号）的有关规定执行。 五、重要提示： *、报价单内容按照参考模板填写（详看附件，可根据实际调整）。 *、供应商报价为*场摸底，最终采购方式由采购人负责解释。 *、本公告期限:符合资格的供应商应当在****年**月**日至****年**月**日下午*:**期间将报价单发送至以下邮箱： ***深汕特别**区赤石办事处：*********** 采购代理机构：*********** *、采购人和采购代理机构有权对中标供应商就本项目资格条款要求提供的相关证明资料（原件）进行审查。供应商提供虚假资料被查实的，则可能面临被取消本项目报价资格、列入不良行为记录名单、三年内禁止参与本区政府采购活动的风险。 *、本询价公告及本项目招标文件所涉及的时间一律为**时间。报价单位有义务在询价期间浏览京采（**）招标代理有限公司官网（http://www.szjingcai.com.cn/），在京采（**）招标代理有限公司网上公布的与本项目有关的信息视为已送达各报价人。 六、联系方式 单位名称：***深汕特别**区赤石办事处 详细地址：***深汕特别**区赤石镇人民路一号 项目联系人：骆工 联系方式：****-******** 附件*：（报价单可灵活设计，模板仅供参考） 办公用品采购档案管理辅助性服务项目报价单 一、报价内容 项目名称：办公用品采购档案管理辅助性服务项目 采购单位：***深汕特别**区赤石办事处 报价单位：*** 报价（总价）：*** 联系人：*** 电话：*** 地址：*** 二、报价明细 序号 服务名称 小计（元） 备 注 * * ... 合计 三、具体需求响应情况 完全满足本项目需求。 四、供应商资格条件 完全满足本项目资格要求。 ****公司（需加盖公章） ****年**月**日