娄底市教学仪器站政府采购活动内部控制制度

正文内容

第一章  总  则 为进一步规范***教学仪器站（以下简称“本单位”）采购工作管理，防范控制采购风险，依据《中华人民**国政府采购法》《***财政局关于进一步完善预算单位政府采购活动内部控制管理的通知》（娄财购函〔****〕**号）《**省政府采购电子卖场管理办法》（湘财购〔****〕**号）《***预算单位政府集中采购目录及标准指引（****年版）》等有关政府采购管理法律法规，结合本单位实际，制定本制度。 第一条  本制度所称采购，是指以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等。 第二条  政府采购，是指使用财政性资金采购政府采购集中采购目录内或政府采购限额标准以上货物、工程和服务的行为。区分为集中采购和分散采购。 *.集中采购，是指将列入集中采购目录的项目委托集中采购机构代理采购或者进行部门集中采购的行为。 *.分散采购，是指将政府采购限额标准以上的未列入集中采购目录的项目自行采购或者委托采购代理机构代理采购的行为。 第三条  政府采购应当遵循公开透明、公平竞争、公正诚信的原则。 第四条  本制度适用于本单位采购活动，法律法规及有关政策对工程招标采购等另有规定的，按其规定执行。 第二章  统筹管理 第五条  机构设置。本单位成立采购领导小组，作为采购管理的决策机构，领导和监督本单位采购管理工作。组长由站长担任，分管后勤副站长为副组长，成员由纪检委员、办公室、财务室和其他有采购工作项目的项目负责人组成。属于本单位“三重一大”采购事项的由班子会议研究后并报*纪委监委派驻*教育局纪检监察组审批。 （一）采购领导小组下设采购工作办公室（以下简称“采购办”），设在办公室，作为采购归口管理机构，统一管理本单位政府采购预算编制、执行及评价，牵头组织政府采购项目的采购实施。主任由分管后勤副站长担任，成员由办公室、财务室和其他有采购工作项目的项目负责人组成。其主要职责是： *.根据有关政府采购的管理规定，拟定本单位采购政策、自行采购目录、标准等规范性文件； *.汇总审核各采购计划，办理本单位采购计划的报批程序； *.审核采购需求、采购方式、组织形式以及采购代理机构委托意见； *.审定本单位政府采购限额标准以下货物、服务、工程项目的采购（招标）文件，审核采购合同，组织参与政府采购评审及验收工作； *.审定本单位自行采购相关事项，负责组建自行采购评标、验收小组，组织评审、验收工作并拟定综合评审、验收意见； *.负责采购文档归档与报备工作； *.贯彻执行采购法律法规，加强业务学习； *.本单位采购领导小组和上级主管部门交办的其他采购工作。 （二）办公室根据单位实际需要，拟定保障日常办公、生活的办公消耗用品及类似物品等项目采购计划。 （三）财务室在政府采购工作中履行以下职责： *.负责资产购置计划审批、资产登记和管理； *.负责预算管理、款项支付审核及汇转； *.负责政府采购项目审批资料的初审和申报审批。 （四）各项目负责人为采购申报与执行机构，其主要职责是： *.负责提出采购需求或编制采购预算，提出采购申请； *.指定专人负责采购项目资料申报、审核报批招标文件、评标、合同文本拟定，并**采购办及财务审计员进行审核签订、验收、付款等相关业务工作的协调处理； *.负责本单位自行采购限额内项目通过电子卖场进行采购。 *.领导小组或采购办交办的其他相关工作。 （五）纪检委员作为采购监督者，行使监督检查职权，其主要职责是： *.对采购法律法规遵循情况进行督察，采购过程中人员的舞弊嫌疑及违法违规行为进行查处； *.负责对采购管理全过程的合法性、合规性进行监督、审查，并独立发表意见； *.参与采购中有关质疑、投诉问题的处理； *.受理供应商提出的回避申请，并按照回避制度对相关人员进行审核。 第六条  岗位设置。按照不相容岗位分离原则，本单位设置采购相关岗位。财务室设立采购管理岗，办公室设立采购经办岗。 （一）采购管理岗主要职责： *.起草采购内部管理制度； *.汇总审核采购需求，编报政府采购预算和采购计划； *.组织政府采购项目实施和组织相应标准的电子卖场采购程序实施； *.根据需要参与采购验收； *.承办领导交办的其他事项。 （二）采购经办岗主要职责： *.提出采购需求，履行报批手续； *.具体组织相应标准的电子卖场采购工作； *.牵头组织采购验收； *.承办领导交办的其他事项。 第七条  队伍建设。以建设具备胜任采购工作能力，遵守采购业务职业道德，不断提高业务水平的采购关键岗位队伍为目标，定期组织各采购岗位参加的相应专业培训并完成年度培训任务，在培训基础上，对采购关键岗位实行定期轮换制度。 第三章  绩效管理 第八条  绩效目标。按照“谁申请资金，谁编制目标”的原则，办公室严格编制采购绩效目标并报送财务室，按照财务室批复的采购绩效目标，依据《***预算绩效目标管理办法》实施采购绩效目标管理。 第九条  绩效评价。办公室组织编制、报送采购绩效目标，并对采购绩效目标完成情况进行总结分析，撰写采购绩效报告，按照规定时间将绩效报告和绩效评价报告报送财务室，落实财政部门整改意见并根据采购绩效评价结果，改进采购绩效管理工作。 第四章  落实政策 第十条  主要政策。本单位严格落实上级关于助力节约**、保护环境、支持创新、促进中小企业发展、扶持不发达地区和少数民族地区、维护弱势群体利益等要求。 第十一条  落实机制。严格落实省*相关政策，强化预算编制、绩效管理、需求制定、方式选择、项目评审、合同订立、合同执行等环节的政策落实。按照“分事行权、分岗设权”的原则，明确采购、财务、业务相关部门在政府采购活动中的岗位职责，分设需求确认、组织评审、合同验收等不相容岗位，办公室采购代表参加评审活动应由单位书面授权，采购文件、合同、质疑答复意见等法律文件应在本单位内进行合法性审核后作出。 第五章  采购预算 第十二条  采购预算编制。采购预算属年度单位预算编制范围，与年度预算编制工作同步进行，办公室在充分调研的基础上，制定科学合理、合规、完整的项目采购预算（包括确定的采购标的数量、质量、技术、服务、安全、期限、特征描述等要求），经单位领导班子会议研究同意后，按审批权限分别送单位主管部门、*财政审核，编制单位年度采购预算，履行预算管理审批手续。 第十三条  采购预算执行与调整。 （一）采购预算一经批准必须严格执行，原则上不予调整。确因特殊情况需调整预算的，按照单位预算管理内部控制制度程序办理预算调整。 （二）采购申报部门应按财务规定，科学合理制定采购计划，严格按计划进度执行采购预算，原则上年初采购预算，应当在决算年度内组织实施。 （三）采购项目不得无预算、超预算采购。 第十四条  财政投资评审。纳入财政投资评审范围的项目，按规定进行评审，以评审金额作为政府采购项目预算控制数。 第六章  采购需求 第十五条  责任主体。采购办及采购项目负责人对采购需求管理负有主体责任，按照《政府采购需求管理办法》规定开展采购需求管理各项工作，对采购需求和采购实施计划的合法性、合规性、合理性负责。办公室负责单位采购需求管理工作。各项目负责人提出项目实施方案及项目采购需求参数，以签呈方式报站长同意后,向财务室提出采购实施计划申请。 第十六条  需求内容。本制度所称采购需求，是指各项目负责人为实现项目目标，拟采购的标的及其需要满足的技术、商务要求。技术要求是指对采购标的的功能和质量要求，包括性能、材料、结构、外观、安全，或者服务内容和标准等。商务要求是指取得采购标的的时间、地点、财务和服务要求，包括交付（实施）的时间（期限）和地点（范围），付款条件（进度和方式），包装和运输，售后服务，保险等。其中，专业性强的大型信息化设备（含通讯设备）应提供信息单位、中介专业机构或专家对参数、*场价格合理性的审核意见。 第十七条  采购需求审批程序。 （一）办公室根据工作需要，编制采购实施计划，报采购办汇总，送财务室审核。 （二）经财务室审核后，采购办按项目审批权限依次报分管副站长、站长签批或经采购领导小组审议，再由财务室通过财政一体化采购系统向*财政局申报政府采购计划。 （三）根据*财政局批准的采购计划和采购方式，采购办按财政规定通过政府采购单位或委托代理机构实施政府采购，也可通过电子卖场组织采购。 第七章  采购活动 第十八条  确定采购方式。 （一）依据《**省政府采购非公开招标采购方式审批管理办法》，本单位政府采购方式分为公开招标采购和非公开招标采购。 *.公开招标采购，是指依法以招标公告的方式邀请非特定供应商参加投标的采购方式。达到公开招标数额标准的，应当采用公开招标方式采购，不得以化整为零的方式拆分、肢解政府采购项目，不得逃避政府采购监管或规避公开招标采购。 *.非公开招标采购，是指公开招标以外的采购方式，包括邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购、询价以及财政部门认定的其他采购方式。符合非公开招标采购方式情形的货物和服务项目，按照《**省政府采购非公开招标采购方式审批管理办法》执行。 （二）根据项目需求特点、绩效目标和*场供需等情况，依法确定适宜采购方式。采购办应当严格按*财政局采购规定或上级批准的采购方式实施采购，确有特殊或应急采购等情形需变更采购方式的，严格按本单位内部审批流程逐级上报审批，再上报*财政局审批。 （三）建立采购方式内部会商机制。各采购项目负责人组织办公室、财务室、领导班子成员等相关部门（岗位），根据采购需求和相关行业、产业发展状况，对拟申请采用非公开招标采购方式的理由及必要性进行内部会商。会商意见由相关部门（岗位）人员共同签字认可，并逐级报财务室、分管后勤副站长审核与站长审批同意后，随采购文件一并存档。 （四）货物或服务类采购项目预算金额达到公开招标数额标准（***万元）的，应当采用公开招标方式；符合非公开招标采购方式情形，需采用公开招标以外采购方式的，应当在采购活动开始前向*财政局申请批准。 （五）采购项目负责人根据采购项目的资金额度、重要性，结合本单位实际情况，将拟采用非公开招标采购方式的采购项目纳入本单位“三重一大”事项决策范围。 （六）单一来源采购方式报批要件包括：申请报告、内部会商意见、专业人员论证单一来源唯一性、项目预算审核机制、主管预算单位审核文件以及单一来源法定公示期满且无异议等。 第十九条  委托代理机构。 （一）依据《***年度政府集中采购目录及政府采购限额标准》，本单位政府采购货物类项目预算金额**万元、服务类项目预算金额**万元以上和工程类项目预算金额***万元以上的应委托集中采购机构代理采购或社会采购代理机构代理采购。此限额标准以*财政单位每年最新发文为准。 （二）限额标准以下的自行采购项目，需要委托代理机构的，由采购办负责根据代理公司专业服务水平择优选取代理公司，报采购领导小组审核通过，下达采购任务，签订委托协议明确双方权利和责任及收费标准，不得转嫁政府采购主体责任。 第二十条  信用信息管理 （一）代理机构信用评价管理。每次采购项目采购完成后，由财务室**办公室对委托代理公司进行信用评价。要根据各自业务衔接进行量化客观评分，如有扣分需说明情况，评分结果作为代理公司专业水平的评价依据。 （二）供应商信用评价管理。每次采购项目履约验收完成后，由办公室、财务室对履约供应商进行信用评价。货物采购根据质量、送货时效、售后服务、工作衔接配合等因素进行量化客观评分；服务采购根据考核情况、完成标准、工作衔接及配合等因素进行量化客观评分。如有扣分须说明情况，评分结果作为供应商信用等级评价依据。 第二十一条  采购文件。采购文件由办公室牵头，**财务室、代理公司共同会商制定。 （一）采购文件应包括采购需求、投标人资格条件、政府采购政策要求与执行措施、一次性密封报价等投标报价要求、评标方法和标准以及拟签合同文本等事项。 （二）采购文件应根据采购项目需求特点和绩效目标，围绕能够体现货物和服务的质量、价格、效率等关键因素，科学设置评审因素。客观评审因素应设置固定分值，主观评审因素应细化分值并缩小自由裁量区间。必要时，可请专家进行论证。 （三）所有采购文件发布前，须先进行内部法制审查，做到完整、合法、规范，表述准确，无歧义，再经代理公司、办公室、采购项目申请负责人、单位领导班子成员审签。采购文件加盖单位行政公章（多页面需加盖骑缝章）。 第二十二条  选定采购代表。项目论证、业主评审代表原则上由单位负责人参加，如因特殊原因无法参加，可由单位负责人指派业务专业强的人员参加或代理机构选派代表参加。 （一）采购代表需得到本单位的书面授权，遵守评审纪律，履行项目采购主体责任。 （二）采购代表按规定履行评标委员会或采购小组的职责和义务，并承担相关法律责任。其采购代表职责： *.审查、评价投标文件是否符合招标文件的商务、技术等实质性要求； *.要求投标人对投标文件有关事项作出澄清或者说明； *.对投标文件进行比较和评价； *.确定中标候选人名单，以及根据采购人委托直接确定中标人； *.向采购人、采购代理机构或者有关部门报告评标中发现的违法行为。 （三）采购代表与投标供应商有利害关系的，均应回避，不得参加该项采购业务。 第二十三条  评审专家的管理。 （一）采购办负责协调、现场监督、专家抽取等业务工作。评审专家的选聘及解聘、享受的权利和承担的义务、抽取与使用、履职评价、监督及管理等要求规定按《**省政府采购评审专家管理办法》执行。 （二）评审专家一般采用随机抽取方式抽取，对采购需求明确、评审因素可用客观分数量化的采购项目，评审专家从政府采购专家库中抽取。采购办或采购代理机构提前*个工作日在网上提交抽取申请，在评审前**小时内由系统随机抽取并通知评审专家。招标文件评审、进口产品论证、单一来源采购论证，无需在政府采购专家库抽取。 （三）采购需求复杂、评审因素需要主观打分的采购项目，各科项目可采取推荐或邀请行业专家等方式确定评审专家，评审专家随中标结果一并公示。 第二十四条  科研仪器设备采购按*财政局法规执行。进口产品采购按*财政局法规执行。 第二十五条  信息公开。本单位政府采购信息公告工作按《**省财政厅关于进一步做好政府采购信息公告工作有关事项的通知》要求执行。 （一）按照“谁发布谁负责”的原则，信息发布人对发布信息的真实性、合法性负责，并承担相应的责任。各采购项目负责人委托代理机构发布公告的，应审核公告内容并承担相应责任。 （二）下列采购信息应予公开：公开招标公告、竞争性谈判公告、竞争性磋商公告、询价公告、采购项目预算金额、中标成交结果、更正事项、单一来源公示、终止公告等。 （三）采购信息发布渠道。依规定内容编制的政府采购信息由财务室或采购代理机构网上提交，按要求在**教育网或相应政府采购信息发布媒体上予以公告。采购预算金额*万元（含）以上、**万元以下的政府采购项目，由单位采购办负责将政府采购合同在**教育网上公示并报*教育局、*财政局备案。 第八章  合同管理 第二十六条  合同类型。根据项目特征、合同标的、定价机制和绩效目标，政府采购合同可分为固定价格合同、成本补偿合同、绩效激励合同、特许经营合同、政府和社会资本**合同等多种类型。办公室可根据项目特点选择适当的合同类型，在采购文件中明确拟签订的合同类型和文本格式，合理确定与供应商的权责关系。 第二十七条  合同签订。 （一）发出中标（成交）通知书后，办公室应当按照政府采购文件确定事项，在规**期内与中标（成交）供应商签订书面合同。 （二）政府采购合同签订前，应当经法律顾问对合同主要条款进行审核，确保符合相关法律规定。 （三）政府采购合同履行中，需追加与合同标的相同的货物、工程或者服务的，在不改变合同其他条款的前提下，可以与供应商协商签订补充合同，但所有补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的**%。 第二十八条  合同备案。限额标准以上的项目由代理机构将政府采购合同在*政府采购网上公示，并报*财政局采购办监督管理部门备案；采购预算金额在限额标准以下的采购项目，由采购办负责将政府采购合同在**教育网上公示，并报财务室备案。 第九章  履约验收 第二十九条  岗位设置。采购经办岗与履约验收岗相分离,本单位采购领导小组从办公室抽调履约验收岗成立履约验收小组，依法组织履约验收工作。 第三十条  职能职责。职能包括负责制定验收方案、组织实施验收活动、出具验收报告、公布验收结果、处置验收争议等。履约验收岗位独立行使制定验收方案、组织和管理验收人员、实施验收活动及判定验收结果的职责。 第三十一条  问责机制。从内部机制、内部监督、内部流程等方面, 强化履约验收主体责任，把履约验收嵌入本单位内控管理流程,加强相关工作的组织、人员和经费保障。对履约验收岗位失职失责行为按照《中华人民**国政府采购法》执行处罚。 第十章  信息支撑 第三十二条  信息化管理。采购管理岗和采购经办岗应熟练掌握和操作财政部门政府采购电子平台等信息系统，加快推进本单位政府采购信息化建设。 第三十三条  电子卖场使用。限额标准（货物**万元、服务**万元，工程***万元）以下的货物、服务和工程项目执行《**省政府采购电子卖场管理办法》。 货物、服务项目采购需求清单未细化到具体标的，工程项目未编制工程量清单、未经投资评审（或第三方评审），不得在电子卖场采购。 不得利用电子卖场化整为零规避政府采购。单次采购预算达到政府采购限额标准的项目，应依法按政府采购的方式和程序进行。 对不具备在**省政府采购电子卖场采购的限额标准以下的货物、服务和工程项目实施简易采购，按照本单位制定的采购管理办法执行。 第十一章  营商环境 第三十四条  公平竞争。本单位不差别对待各类所有制、各类规模、各类地区的*场主体；不设置歧视性和排他性条件，排斥潜在供应商。 第三十五条  供应商减负。收取投标（响应）保证金不搞“一刀切”；允许采取非现金形式缴纳或提交投标（响应）保证金及履约保证金等，为供应商参加政府采购活动提供便利。 第三十六条  采购意向公开。根据《**省政府采购意向公开工作方案》，本单位限额标准以上的政府采购项目应实施采购意向公开，公开时间原则上不得晚于采购活动开始前**日。 第三十六条  询问和质疑答复。办公室负责协调和组织询问和质疑答复工作。相关项目负责人要积极配合办公室一起依法及时答复和处理好询问与质疑事项，依法配合办公室对投诉事项作出书面说明，并提交相关证据、依据和其他有关材料。 第三十七条  资金支付与退还。 （一）合同约定“以审计作为结算依据”的，须委托审计事务所出具结算审计报告，实际结算金额以审计报告为准。 （二）根据合同约定如扣留有质保金的，质保金的扣留时间严格按合同规定执行。支付质保金时，需由采购经办人向财务室提出付款申请，并提交质保期满项目运行状态合格意见。 （三）采购过程中聘请相关专家的劳务费参照《**省政府采购项目评审劳务报酬管理办法》执行。 （四）投标保证金退还按招标文件规定执行。 第三十八条  政府采购合同融资。本单位按财政有关要求，支持中小微企业凭政府采购合同给予金融机构信贷支持。 第十二章  完善机制 第三十九条  强化监督检查。 （一）采购办按规定要求做好自查和接受相关部门检查，并如实反映有关情况。 （二）纪检委员应全程参与采购业务活动，落实全过程监督检查制度。 （三）采购业务实行回避制度。凡参与采购业务的人员与投标供应商有利害关系的，均应回避，不得参加该项采购业务。 （四）政府采购内控制度必须执行评价和结果运用，依法开展并接受政府采购监督管理部门、纪检监察机关监督，接受审计部门的审计。违反规定的，按照《中华人民**国政府采购法》、《中华人民**国招标投标法》以及财政部有关政府采购处罚规定执行。 第十三章  其他事项 第四十条  “双备案”管理。预算资金实行招投标的工程项目，除执行招投标管理规定外，还应按照政府采购管理要求，由采购办通过政府采购电子平台录入项目计划，把招投标信息公告链接到中国**政府采购网予以公开。 第四十一条  采购档案管理。办公室应将采购决策意见、招标文件、投标文件、评审资料、采购合同、验收文档等资料（包括音视频资料），纳入本单位档案管理，建立采购档案，并按本单位档案管理制度规定办理采购项目资料的归档和移交工作，保存期限应自采购活动结束之日起不少于**年。 第四十二条  涉密采购管理。涉及国家安全和秘密的采购项目，按财政部、国家保密单位联合印发的《涉密政府采购管理暂行办法》执行，由采购办报*财政相关单位备案。 第四十三条  紧急采购管理。因自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件等突发事件所实施的紧急采购，应当完整保存与采购有关文件和记录，按照政府紧急采购有关规定执行，由采购办报*财政相关单位审批或备案。在满足需求的前提下不得排除竞争。 第十四章  附  则 第四十四条  本制度由办公室和财务室负责解释。 第四十五条  本制度自****年**月*日起实施。过去有关规定与本制度不符的，一律以本制度为准。本制度在实施过程中，与国家、省、*新的政策规定相抵触的，按照国家、省、*新的政策规定执行。